No todas las empresas alcanzan el éxito. Y las pocas que llegan a él, comprueban que el crecimiento va acompañado de retos que muchas veces no se prevén.
Este es el caso de Talentlab, una exitosa compañía especializada en liberar el potencial del capital humano de las empresas que, tras un rápido crecimiento, se encontró con dificultades para cotizar proyectos, además de determinar pagos de manera rápida y ordenada.
El crecimiento siempre llega con retos
Talentlab, empresa especializada en crear soluciones en capital humano para liberar el potencial de las personas y empresas, es un caso de éxito dentro de su sector en Latinoamérica.
Talentlab tiene varias subsidiarias y, para poner su éxito en perspectiva, algunos de sus clientes son Cinépolis, Bimbo, Danone, Unilever, DHL, Coca Cola y Liverpool.
Pero el éxito suele ir acompañado de nuevos desafíos y, para Talentlab, algunos de estos retos fueron los de cotizar proyectos de manera rápida y efectiva, además de determinar adecuadamente los pagos de sus consultores internacionales.
Concretamente, según explica el equipo de Talentlab, empresa liderara por su directora ejecutiva Paola Carranco, su rápido crecimiento trajo consigo dificultades como las de:
- Mantener actualizadas las bases de datos
- Asignar y automatizar pagos a consultores de manera simplificada, debido a la inmensa cantidad de variables no cuantificables que tenían que contemplar
- Comparar costos presupuestados en las propuestas vs. la ejecución de los proyectos, de forma sencilla
- Validar de forma simple los números de las cotizaciones
- Medir de manera rápida la rentabilidad de los proyectos
Buscando soluciones
Ante este contexto, Talentlab comenzó a buscar soluciones que les permitieran ser más eficientes en los procesos antes descritos. Fue así que esta empresa se encontró con Arcus, compañía especializada en automatizar y optimizar procesos con herramientas no code.
Según explica Francisco Bojórquez, director general de Arcus, su empresa se enfoca primero en entender la operación de sus clientes y su visión a futuro. Una vez que hacen esto, comienzan el proceso de diagnóstico, para finalmente pasar al desarrollo de soluciones.
“Talentlab tenía dificultades para manejar muchos datos complejos. Esto debido a que trabaja con muchos consultores cuya aportación de valor muchas veces no es cuantificable, lo que hacía sumamente difícil manejar sus números”, señala Francisco .
“Por otro lado, el rápido crecimiento de Talentlab había generado cuellos de botella en la generación de facturas, debido a que en este proceso intervenían varios departamentos”, añade.
Una vez que el equipo de Arcus escuchó los dolores de cabeza de Talentlab, propusieron las siguientes soluciones:
- Centralizar información en bases estandarizadas de datos, para que los procesos de Talentlab pudieran referenciarse. De esta forma, todos los procesos, sin importar que fueran de diversas subsidiarias, tendrían que pasar por una misma estructura.
- Para el tema de la redundancia en los temas de facturación, Arcus propuso automatizar el flujo de información. De esta forma, los consultores de Talentlab, al tener el contexto directo con el cliente, podría hacer los cambios necesarios a la facturación, mismos que se notificarían al equipo administrativo.
- En lo referente a las subsidiarias, Arcus clasificó la información de la plataforma, (usuario, ventas, costos, cotizaciones etc.) y propuso clasificarlas por subsidiaria. De esta forma, se podría visualizar la información y se podrían generar flujos que fueran congruentes a la operación de cada subsidiaria.
- En lo referente a los partnerships se propuso contemplar en las cotizaciones los costos de las actividades vinculadas a estos partnerships, por medio de un catálogo de éstos para su consideración automática de la rentabilidad.
El resultado
Tras la implementación de las soluciones propuestas por Arcus, los resultados de Talentlab fueron sorprendentes. Concretamente, según explica el equipo de Talentlab, los resultados fueron:
- Reducción significativa de tiempo en procesos administrativos en ámbitos como: facturación; cálculo y pago de comisiones; creación y seguimiento de proyectos; generación de reportes de ventas; dar a los consultores la posibilidad de llevar a cabo los trámites administrativos de sus clientes.
- Reducción de tiempo en procesos que podrían ser automatizados. Por ejemplo, redujeron el tiempo en la generación de reportes en casi un 75%.
- Aumento en la visión proporcionada a los proyectos de sus clientes, con información más comprensible gracias a la implementación de dashboards. Esto además incrementó la confianza en Talentlab.
- Mejoras en la segmentación de la información, pues se implementaron procesos específicos para cada país en el que opera Talentlab.
- Mayor visibilidad financiera, pues se implementaron múltiples herramientas para poder tener mayor control de la rentabilidad de los proyectos, desde el tiempo que invierten los consultores hasta los recursos adicionales que se invierten en cada proyecto
- Mejoras en el seguimiento de las cuentas pendientes de los clientes de Talentlab, lo que les permitió tener reportes y mucha visibilidad relacionada con proyectos y temas financieros de la empresa en general.
No code, la clave de las soluciones
Para obtener los resultados antes descritos, Arcus desarrolló una plataforma de gestión interna (ERP) con tecnología No Code, principalmente Bubble.
La plataforma creada para que Talentlab pudiera centralizar su información fue desarrollada con Bubble, porque es una tecnología que permite desarrollar software sumamente personalizado y adaptable de forma eficiente y rápida.
Arcus también utilizó Make como plataforma para automatizar procesos repetitivos, como el de generación de reportes, así como para que Talentlab pudiera integrar otras plataformas que utiliza en su día a día.
“ Para aprovechar el poder de todo el conjunto de herramientas de automatización, las organizaciones deben aprovechar la oportunidad para reimaginar sus procesos”, menciona Deloitte en su análisis ‘Automatización con inteligencia’.
En resumen, la automatización inteligente hoy es más posible que nunca para las empresas.
Sin embargo, para obtener buenos resultados, es crucial que expertos en automatización y optimización de procesos, como Arcus, estén alineados con las iniciativas de mejora de procesos de cada departamento empresarial. De esta forma, las soluciones estarán orientadas a resolver los verdaderos problemas de las compañías.
